Op vakantie gaan en niet aan werk denken?

Op vakantie gaan en niet aan werk denken? I got you covered!

Want nog maar 7 weken en dan start voor één regio de zomervakantie. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik vind dat het de afgelopen maanden ontzettend snel is gegaan. Mocht je als zelfstandige ondernemende moeder (of vader) een paar weken vrij hebben genomen in de zomervakantie, en wil je ook echt zorgeloos én genieten van jouw vakantie, dan is dit het moment om te gaan starten met het voorbereiden hiervan.

Voorbereiding naar jouw klanten

Informeer jouw klanten over de periode dat je niet aanwezig bent en wat ze tijdens jouw afwezigheid kunnen verwachten.

Zolang jij duidelijk bent over wanneer je weg bent, wanneer je weer terug bent, hoe je te bereiken (voor noodgevallen) of juist helemaal niet bereikbaar… Zolang jij daar tijdig en duidelijk over communiceert weten jouw klanten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten. Zo hoeven ze dan ook niet verrast te reageren als jij besluit niet te reageren. En moet je natuurlijk ook niet stiekem de emails en telefoontjes beantwoorden wanneer je wel op vakantie bent 😉

Bespreek met jouw klanten welke werkzaamheden voor en na de vakantie moeten worden opgepakt

Zo kun jij jouw planning aanpassen op basis van de prioriteiten en beschikbaarheid. Je zult merken dat een aantal zaken – die wellicht heel erg belangrijk leken – kunnen wachten. Dit geeft jou ook weer extra tijd voor de echte deadlines.

Werk vooruit

Misschien gaat jouw klant ook op vakantie. In het gunstige geval gaan jullie gelijktijdig, maar de kans is groter dat jullie vakanties elkaar overlappen. Door vooruit te denken en werken, kun je ook al heel veel werk verzetten. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van emails met actiepunten voor jouw klant die tijdens jouw vakantie wordt verstuurd. Jouw klant ontvangt die tijdens jouw vakantie, beantwoordt die en zodra jij bent teruggekeerd van vakantie kun jij ook gewoon verder. Of denk aan het inplannen van social media posts.

Maak afspraken over eventuele contact-momenten tijdens jouw vakantie

Ik ben hier zeker geen voorstander van, maar als het echt noodzakelijk is dat je bereikbaar moet zijn voor jouw klanten of collega’s, spreek dan contact-momenten af. Vaste tijden wanneer jij gebeld kunt worden of dat je e-mails gaat beantwoorden. Weet ook iedereen, en ook de mensen met wie jij op vakantie bent, waar ze aan toe zijn. Maar beter is natuurlijk om gewoon op vakantie niet beschikbaar te zijn 😉

Plan alvast een update call in voor na de vakantie, zodat jullie beide weer direct aan de slag kunnen.

Onder het mom van vooruitplannen, kun je ook alvast een update call inplannen direct na jullie vakanties. Even bijkletsen over hoe fijn het was op vakantie en op naar het bespreken van nieuwe doelen, acties en planning van het jaar. Zo heb je beide een stok achter de deur om weer met goede moed te starten.

Voorbereiding voor jezelf

Out of Office alvast schrijven en plannen

Schrijf en plan alvast jouw out of office in en zorg dat het duidelijk is wanneer je wel en niet bereikbaar bent. Voeg eventueel een call-to-action toe aan jouw automatische antwoord zoals het maken van een afspraak, zodat (nieuwe) klanten alvast een afspraak kunnen inplannen voor wanneer je terug bent.

Braindump al jouw to do’s en neem actie

Als je merkt dat je nu nog veel op jouw bordje hebt liggen, schrijf dan alles op waar je mee bezig bent. Gebruik eventueel de Eisenhower Matrix om te bepalen wat urgent vs niet urgent is en belangrijk vs niet belangrijk. Of beslis wat echt prioriteit heeft en plan daar de komende weken op in. Plannen om iets te doen na jouw vakantie is ook een actie, maar wees realistisch voor jezelf en kijk wat haalbaar is.

Communicatie inplannen

Bereid en plan je communicatie zoals bijvoorbeeld een nieuwsbrief en social media alvast in. Zo blijf je consistent in jouw communicatie en zichtbaar voor jouw klanten ook al ben je van plan een paar weken disconnected te zijn. Bedenk een leuke actie of promotie, waarbij jouw klanten actie kunnen ondernemen, zodat je na de vakantie daarmee verder kan.

Schakel een virtual assistant in

Merk je dat je toch iets te vaak ja hebt gezegd en ontkom je niet aan een aantal deadlines, schakel dan hulp in van een virtual assistant (VA) die je met andere werkzaamheden kan helpen. Zo kun jij in jouw kostbare tijd volledig concentreren op jouw klanten en jouw VA op andere werkzaamheden die nodig zijn voor jou en jouw bedrijf.

Vraag een collega om hulp

Zijn er toch werkzaamheden die noodzakelijk zijn tijdens jouw vakantie, bekijk dan eerst of je die werkzaamheden kan automatiseren (ook hier kun je een VA voor inschakelen ;)). Lukt dit niet? Benader dan die ene leuke (con-)collega om het werk tijdens jouw vakantie over te nemen. Kans is aanwezig dat deze collega ook een keer op vakantie gaat en werkzaamheden moet overdragen. Op deze manier creëer je voor beide een win-win situatie.

Ben je erachter gekomen dat je werkzaamheden moet delegeren omdat je ook volledig wilt genieten van jouw vakantie. Of wil je weten wat de opties zijn? Plan dan een intakegesprek in met mij.