Wat is een virtual assistant

Wat is een virtual assistant en wat zijn de voordelen van het inhuren van een virtual assistant? Dat en meer lees je in dit artikel.

“Wij van WC-eend adviseren WC-eend”

Ken je die reclame nog? Ik als VA kan natuurlijk een heel positief bericht schrijven over het inhuren van een VA en waarom het zo voor zelfstandige ondernemers en MKB zo ontzettend handig is. Maar truth to be told: een VA is niet voor iedereen… In dit artikel begin ik bij de basics en lees je ook waarom het niet voor iedereen is weggelegd. Mocht je na het lezen van dit artikel vragen hebben, stuur mij dan een email of laat hieronder een bericht achter.

Een virtual assistant, afgekort VA, is een professional die ondernemers en bedrijven ondersteunt met diverse werkzaamheden. De werkzaamheden variëren binnen diverse disciplines waardoor er een breed scala aan werkzaamheden uitbesteed kunnen worden. Daardoor kiezen ondernemers vaak voor VA omdat ze zelf geen tijd (meer) hebben om werkzaamheden uit te voeren of wanneer ze de specifieke kennis missen. Door de huidige technologie is het mogelijk om vooral online te werken, waardoor een VA vaak op afstand kan werken. Hierdoor is een fysieke werkplek niet meer nodig bij de opdrachtgever.

Werkzaamheden uitbesteden

Een ondernemer werkt vaak (te)veel uren aan alle facetten van zijn of haar bedrijf. Veel tijd steken ze in het verlenen van hun diensten of het produceren en/of verkopen van hun product(en). Maar daarnaast ‘moet’ de ondernemer ook aandacht besteden aan andere werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan de administratie en boekhouding, social media, klantenservice, back-office, klanten werven, email marketing, website bijwerken en ga zo door. Het kan zijn dat ze deze werkzaamheden leuk vinden om zelf te doen, maar dat deze werkzaamheden ook veel tijd kos omdat ze de kennis missen. Dit is vaak een moment om dan te bepalen of bepaalde werkzaamheden uitbesteed kunnen worden aan Virtual Assistant.

Samenwerken met een VA

Wanneer een ondernemer besloten heeft om te gaan samenwerken, moeten zij er wel rekening mee houden dat ze altijd starten met een kennismakings- en inwerkperiode. Dit is niet anders dan wanneer een ondernemer iemand aanneemt in loondienst. Door de intensieve samenwerking, moet er een klik zijn tussen opdrachtgever en VA. En zodra de VA de ondernemer en het bedrijf heeft leren kennen, kan hij of zij zelfstandig aan het werk gaan.

Op zoek naar een VA

VA’s is een opkomend beroep en daardoor zijn er genoeg VA’s te vinden in Nederland. Als ondernemer kun je best rondvragen in hun eigen netwerk. Vaak zijn er al ondernemers die al samenwerken met een VA. Ook bestaan er diverse platformen waar je zelf op zoek kunt gaan naar VA’s. Maar er bestaan ook verschillende platformen waar ondernemers een opdracht kunnen plaatsen waar VA’s zelf op kunnen reageren.

All-rounder versus specialist

In den beginne stond een Virtual Assistant vooral bekend om haar veelzijdigheid. Een virtuele personal assistant die als sidekick werkte en met 1001 werkzaamheden kon ondersteunen: de duizendpoot. Tegenwoordig komen er steeds meer VA’s bij die zich specialiseren; denk bijvoorbeeld aan social media specialist, boekhouding of website design. Ondernemers zullen eerst goed moeten bedenken welke werkzaamheden de VA tot zich kan nemen, voordat ze op zoek gaan naar een VA.

Tarieven van een virtual assistant

De tarieven verschillen enorm onder virtual assistants; dit heeft vaak te maken met ervaring en kennis. Een los uurtarief ligt daardoor gemiddeld tussen de € 35,- en €65,- per uur exclusief 21% BTW. Op het moment dat je kiest voor een samenwerking voor een vast aantal uren op lange termijn, is er een mogelijkheid tot een aangepast uurtarief. Ook kunnen virtual assistants bijvoorbeeld een strippenkaart aanbieden voor 5 of 10 uur zodat je sporadisch om ondersteuning kunt vragen.

Voordelen van een VA

Flexibiliteit: ik kan er meerdere noemen, maar dit is wel één van de belangrijkste voordelen. Ondernemers kunnen een VA inschakelen van 1 tot 40 uur in de week voor bepaalde en onbepaalde tijd. Dit is allemaal afhankelijk van de werkzaamheden en het budget. Daarnaast zit een ondernemer niet helemaal ‘vast’ aan een VA zoals iemand in loondienst. Uiteraard teken je wel een samenwerkingsovereenkomst, maar deze is vaak maandelijks of in overleg opzegbaar.

Tijdsbesparing: Ja je betaalt ervoor, maar je krijgt er echt tijd voor terug. De tijd die je aan het besteden bent door het koppelen van transacties of het in het elkaar knutselen van een afbeelding voor social media, had jij ook kunnen besteden voor het bellen met potentiele klanten. Of 8 orders verwerken uit jouw webshop. Dus je investeert in een VA, maar je verdient het ook weer terug.

Valkuil

Er zit echter ook een nadeel aan virtual assistants. Niet elke ondernemer is geschikt om te samenwerken met een VA. Samenwerken betekent namelijk dat je ook moet delegeren en dus werk uit handen moet durven geven. Ondernemers zijn gewend om alles zelf te doen en op hun manier. Dus als je daar erg op gesteld bent, kun je misschien beter even wachten naar het zoeken van een VA.

Heb je na het lezen vragen over het starten als VA of wil je een VA inzetten en weet je niet hoe of waar je moet beginnen? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek bij mij in en dan bespreken wat de mogelijkheden zijn.