Wat is een virtual assistant?
Je zult dit beroep wellicht steeds vaker zijn tegengekomen, maar wat is nu precies een virtual assistant? In deze blog vertel ik je meer over deze veelzijdige en opkomende baan. En lees je hoe het inhuren van een virtual assistant het leven van een zelfstandige ondernemer erg makkelijk kan maken.
“Wij van WC-eend, adviseren WC-eend”
Ken je die reclame nog? Als virtual assistant kan ik alleen maar positief zijn waarom een virtual assistant ‘the best kept secret’ van een succesvol zelfstandig ondernemer kan zijn. Maar… niet elke zelfstandig ondernemer heeft baat bij een VA en daar kom ik later nog even kort op terug. Terug naar het begin:
Wat is een virtual assistant?
Een virtual assistant, afgekort VA, is een professional die ondernemers en bedrijven ondersteunt met diverse werkzaamheden. De werkzaamheden variëren binnen diverse specialismes waardoor er een enorm breed scala aan werkzaamheden uitbesteed kan worden. Dankzij de enorme verschuiving in technologie is het mogelijk om vooral online te werken, waardoor een virtual assistant vaak op afstand werkt. Hierdoor is een fysieke werkplek tegenwoordig niet meer nodig bij de opdrachtgever.
Waarom zou je werkzaamheden uitbesteden aan een virtual assistant
Steeds vaker kiezen ondernemers voor virtual assistant omdat ze a) zelf geen tijd (meer) hebben om werkzaamheden uit te voeren of b) wanneer ze de specifieke kennis missen. Als ondernemer heb je wellicht gemerkt dat je vaak (te) veel tijd besteed aan alle facetten binnen jouw bedrijf. Naast bijvoorbeeld de productie en verkoop van jouw producten of het verlenen van diensten, ben je als ondernemer vaak ook veel tijd kwijt aan klanten werven, administratie, klantenservice, klachtenbehandeling, logistiek, marketing en social media. Op den duur kun je deze werkzaamheden ervaren als naar, saai of misschien zelfs frustrerend omdat je er weinig kennis van hebt en gaat het uiteindelijk tegenvallen. Of misschien heb je het zelfs zo druk met het verkopen van jouw producten, dat je helemaal geen tijd meer hebt om je te concentreren op ‘neven-activiteiten’. En op zo’n moment is het dan zeker de moeite waard om te overwegen om hulp in te schakelen.
Welke werkzaamheden kan ik uitbesteden aan een virtual assistant
Nou werkelijk bijna alles. Oké misschien dat jouw assistent geen koffie kan halen, maar laten we eerlijk wezen… deze tijd is een beetje passé toch?! Al levert Starbucks tegenwoordig ook koffie aan huis… #wistjedat? Maar alle gekkigheid op een stokje: doordat virtual assistants vaak een specialisatie kiezen die hij / zij leuk vinden, is er werkelijk waar voor de meest simpele taak tot het meest ingewikkelde project wel een virtual asisstant beschikbaar. Debiteuren nabellen? Social media afbeeldingen maken? Project management voor een verhuizing? Ingewikkelde reisschema? Voor alles wat jij a) niet leuk vindt b) geen tijd voor hebt of c) niet kan is er een virtual assistant die het wel kan en nog ontzettend leuk vindt ook.
Op zoek naar een VA
“Oké Stephany, je hebt mij overtuigd en ik wil graag op zoek naar een virtual assistant? Waar begin ik?” Nou supergaaf dat je tot die conclusie bent gekomen! En daar ben ik als 1 van de honderden VA’s die op dit moment beschikbaar zijn enorm blij mee. Maar bedenk eerst waar je precies een virtual assistant voor nodig heb; heb je een specialist of all-round ondersteuning nodig? En voor hoeveel uren je de VA wilt inzetten? Deze informatie heb je nodig als basis in jouw zoektocht. Vraag vervolgens in jouw eigen zakelijke netwerk of er al ondernemers zijn die gebruik maken van de diensten van een virtual assistant. Wellicht kennen zij al iemand waar ze tevreden over zijn en niks werkt beter dan mond-tot-mond reclame. Daarnaast bestaan er diverse platformen van onder andere VA-opleiders, waar je zelf door een database kunt filteren en op zoek kunt gaan naar beschikbare VA’s. Ook zijn er freelance en VA-platformen waar ondernemers zelf een opdracht kunnen plaatsen waar VA’s persoonlijk op kunnen reageren.
De tarieven van een virtual assistant
Je kunt een virtual assistant van 1 tot 40 uur per week inzetten, afhankelijk van hoeveel ondersteuning jij nodig hebt. Maar het uurtarief van een virtual assistant, in Nederland, verschilt enorm. Een los uurtarief ligt gemiddeld tussen de € 30,- en € 65,- per uur exclusief 21% BTW. Dit grote verschil in uurtarief heeft vaak te maken met werkervaring en / of de specialisatie van de virtual assistant. Verdiep je hier goed in, want je kunt iemand met een laag tarief inhuren omdat het beter past in jouw budget, maar als een specialist met een hoger tarief hetzelfde werk kan maar 2x zo snel is dan scheelt dat weer in tijd. Vraag ook naar verschillende tarief-vormen; werkt de VA uurtje factuurtje of is er ook een mogelijkheid tot een retainer-fee (maandabonnement) of strippenkaart. Dit zijn vaak tarieven op basis van een samenwerking op langere termijn en dus interessant voor zowel de opdrachtgever als de virtual assistant.
Samenwerken met een virtual assistant
Wanneer je als ondernemer eenmaal gaat samenwerken met een virtual assistant, houdt er rekening mee dat de VA bekend moet worden met jouw bedrijf en werkwijze. De VA heeft dus ook een inwerkperiode nodig. Dit is echter niet anders dan wanneer een ondernemer iemand aanneemt in loondienst. Door de intensieve samenwerking, is het ontzettend belangrijk dat er ook een werk-klik is tussen de opdrachtgever en virtual assistant. Eenmaal ingewerkt zal je merken dat een goede virtual assistant’s zelfstandig aan het werk kan gaan, zodat jij je weer kan concentreren op jouw product of dienst.
De voordelen van een virtual assistant
Naast het feit dat je iemand hebt die jou ondersteunt en helpt met de groei van jouw bedrijf, zit je niet vast aan een medewerker in loondienst waar je te maken heb met rechten en plichten. Als het goed is heb je met jouw virtual assistent een samenwerkingsovereenkomst gesloten, maar mocht de samenwerking om welke reden moeten stoppen, dan voldoet de afgesproken opzegtermijn.
Ook kun je een virtual assistant flexibel inzetten: je start met een uur per week maar kan dit ook uitbreiden wanneer er meer werk is of erg druk is.
Daarnaast win je tijd. De tijd die je aan het besteden bent door het koppelen van transacties of het in het elkaar knutselen van een afbeelding voor social media, had jij beter kunnen besteden met het bellen met potentiele klanten. Of misschien wel 8 verkooporders verwerken uit jouw webshop. Dus je ook al investeer je met tijd en geld in een virtual assistent, je verdient het ook weer terug.
Is een virtual assistant voor iedereen?
Nee, niet elke ondernemer heeft baat bij een virtual assistant. Soms zijn bepaalde werkzaamheden (achteraf) onnodig of kunnen die makkelijk geautomatiseerd worden. Of je bent als ondernemer niet geschikt. Samenwerken betekent namelijk dat je als ondernemer ook moet delegeren en dus werk uit handen moet durven geven. Van ondernemers ben ik gewend dat zij vaak perfectionist zijn en graag alles zelf doen en op hun manier. (“Want dan weet je in elk geval dat het goed gebeurt”. En dat is ook zeker oké. Maar als je daar erg op gesteld bent, kun je misschien beter even wachten naar het zoeken van een VA.
Nu je meer hebt gelezen over het beroep Virtual Assistant en de voordelen die een VA met zich meebrengt voor ondernemers, kan ik me voorstellen dat je vragen hebt. Misschien wil je zelf aan de slag als VA of wil je een VA inhuren voor jouw bedrijf! Je kunt jouw vraag hieronder stellen, mij een email sturen of plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek in bij mij. in en dan beantwoord ik al je vragen.
