Menu

admin

About admin

https://stephanysetoe.com

Posts by :

Benieuwd naar welke taken je zo kunnen uitbesteden aan een VA of OBM? Bekijk hier 45 taken die je kunt uitbesteden aan een VA of OBM

45 taken die je kunt uitbesteden aan een VA of OBM

,

Welke taken kun je nou uitbesteden aan een Virtual Assistant (VA) of een Online Business Manager (OBM)? Als zelfstandig ondernemer, begin je jouw ondernemersreis vaak alleen. Een valkuil is dat ondernemers dan geneigd zijn om alles zelf te doen, want zo behoud je de controle en weet je zeker dat het goed gaat. Maar we vergeten hierbij vaak dat we niet altijd de kennis hebben om deze werkzaamheden uit te voeren, met als gevolg dat we veel tijd kwijt zijn aan het zoeken op internet, hoe nou iets precies werkt of hoe het precies zit. Of er zitten werkzaamheden die je gewoonweg niet leuk vindt. Daarbij een VA kan het soms sneller dan jij, wat ook weer tijd scheelt!

De lijst van werkzaamheden die je kunt uitbesteden is ontzettend lang en zeker niet beperkt. Dus in deze blog heb ik mij ‘deels’ beperkt tot werkzaamheden die interessant zijn voor zelfstandige ondernemers zonder personeel (zzp-ers), maar er volgt nog zeker een vervolg 😉

E-mailbeheer:

  • E-mails sorteren en beantwoorden.
  • Inbox ordenen en spam filteren.
  • Dringende berichten markeren.

Agendabeheer:

  • Het plannen van afspraken en vergaderingen.
  • Herinneringen verzenden voor aankomende evenementen.
  • Beschikbaarheid afstemmen met klanten of partners.

Beheer van sociale media:

  • Het maken en plannen van berichten op verschillende platforms.
  • Reageren op reacties en berichten.
  • Het monitoren van social media analytics en het verstrekken van inzichten.

Contentcreatie en -beheer:

  • Onderzoeken en schrijven van blogposts of artikelen.
  • Redigeren en proeflezen van inhoud.
  • Contentkalenders beheren en berichten inplannen.

Basis grafisch ontwerp:

  • Eenvoudige afbeeldingen maken voor berichten op sociale media.
  • Het ontwerpen van basispromotiemateriaal.
  • Bewerken van afbeeldingen voor gebruik op website of sociale media.

Website onderhoud:

  • Updaten van website-inhoud en blogposts.
  • Plugins beheren en updates uitvoeren.
  • Basisprobleemoplossing voor websiteproblemen.

Administratieve ondersteuning:

  • Gegevensinvoer en organisatie.
  • Opmaak en organisatie van documenten.
  • Onderzoek naar leveranciers of leveranciers.

Klantenservice:

  • Het beantwoorden van vragen van klanten via e-mail of chat.
  • Het afhandelen van fundamentele klachten of problemen van klanten.
  • Het verstrekken van product- of dienstinformatie.

Hulp bij boekhouding:

  • Facturen beheren en betalingen volgen.
  • Organiseren van uitgaven en ontvangsten.
  • Het genereren van eenvoudige financiĂ«le rapporten.

Reisarrangementen:

  • Het boeken van vluchten, accommodatie en vervoer.
  • Het maken van reisroutes.
  • Het beheren van reiskosten en vergoedingen.

Ondersteuning voor e-mailmarketing:

  • Het opzetten en plannen van e-mailcampagnes.
  • E-maillijsten beheren en contacten segmenteren.
  • Analyseren van e-mailmarketingstatistieken en het verstrekken van inzichten.

Hulp bij projectmanagement:

  • Opzetten en onderhouden van projectmanagementtools.
  • Het maken en bijwerken van projecttijdlijnen.
  • Taken en deadlines afstemmen met aannemers of freelancers.

Persoonlijke boodschappen:

  • Cadeaus of artikelen online kopen.
  • Het maken van reserveringen voor persoonlijke afspraken.
  • Onderzoek doen naar persoonlijke interesses of hobby’s.

Technische hulp:

  • Het bieden van basis IT-ondersteuning voor software of tools.
  • Technische problemen oplossen.
  • Software instellen en configureren indien nodig.

Verkoopondersteuning:

  • Leadgeneratie door onderzoek en outreach.
  • Beheer van CRM-tools (Customer Relationship Management).
  • Opvolgen van leads of prospects.

En dit is nog maar het topje van de ijsberg, want er zijn nog zoveel meer taken en werkzaamheden die je kunt uitbesteden aan een VA of OBM. Houd voor een week alle werkzaamheden bij die je zelf doet. Ga na een week de lijst langs en kijk waar je veel tijd aan kwijt bent of waar je geen energie voor hebt. Hoe fijn zou het zijn als je die taken nou niet meer hoeft te doen? En een VA hoeft echt niet een mega-investering te zijn. Je kunt soms met maar een paar uur per maand al een samenwerking aangaan. En bedenk dan eens wat jij in die ‘vrije’ uren nog allemaal zelf kunt bereiken!

Jouw ideale week plannen

Jouw ideale week plannen

Jouw ideale week plannen? Kan dat? Een ideale week. Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Maar hoe fijn zou het zijn als je een planning hebt en deze perfect loopt? Well newsflash: dat gaat niet gebeuren!

Althans niet wanneer je kinderen hebt, want kinderen zijn kinderen met alle leuke en niet leuke facetten eromheen. Lees: spontane speelafspraken, ziek worden en vergeet ook niet al het geregel rondom sport en hobby’s. Maar richt en plan jij je week goed in, dan krijg je hier meer controle over en zal je merken dat je veel beter om kunt gaan met een spontane verandering in de agenda en taken.

Aanleiding van deze blog is dat ik van de week luisterde naar een aflevering van de The Planner Podcast, waar Mim Jenkinson zei: je plant om georganiseerd te zijn


Als je nog nooit hebt leren plannen, dan is vaak de aanname dat wanneer je juist alles plant, er geen ruimte is voor spontaniteit. Maar dat is dus helemaal niet zo. Je plant juist de dingen die moeten gebeuren, zodat je juist tijd overhoudt voor andere (leuke) dingen. Voor mij helpt het om mijn ”ideale week” eens in een half jaar te plannen. En met ideaal bedoel ik “een leidraad”. En mijn ideale week bestaat dan niet alleen uit me-time en going-to-the-spa-and-be-zen-momenten, maar juist de grote-mensen dingen die moeten gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan het huishouden, grote projecten en werk. Mijn ideale week is dus niet iets wat ik elke week opnieuw uitwerk, want daar gebruik ik mijn planner voor. Het idee achter het vormen van jouw ideale week is dat je inzicht krijgt hoe jij jouw kostbare tijd verdeelt en dat je deze als leidraad gebruikt voor wanneer je jouw week echt inplant in jouw planner. Heb je namelijk maar in jouw ideale week tijd voor 4 uur aan jouw studie, dan is het inplannen van 8 uur leertijd onrealistisch, want die tijd is er gewoonweg niet.

Hoe begin je?

Pak een vel papier en teken daar 8 kolommen in. De eerste kolom bevat de uren vanaf het moment dat je opstaat tot het moment dat je gaat slapen. De overige 7 kolommen zijn de dagen van de week. Maak het overzichtelijker door de tijden te voorzien van horizontale strepen zodat elk uur een eigen vakje krijgt per dag.

Wil je liever een template downloaden en printen? Download hieronder dan jouw gratis “Jouw ideale week” planner.

[convertkit_form form=”6443823″]

Zodra je zover bent, gaan we jouw ideale week inplannen

Verplichtingen en afspraken

Vul per dag in wanneer je wat ‘moet’ doen. Ik heb het hier over: tijden waarin je werkt, woon-, werk-, school- en sportverkeer. Dingen waar je weinig aan kan ontkomen 😉

Huishoudelijke taken

Ervan uitgaande dat je geen hulp in de huishouding hebt, besteedt een gezin gemiddeld 3 uur per dag aan huishoudelijke taken. Hoe vervelend deze taken ook zijn, helaas gebeurt het huishouden nog niet vanzelf en dus zal je er tijd voor maken. De een doet liever alles in Ă©Ă©n keer, terwijl de ander het in kleine stukjes verdeelt. Ik doe mijn was, bijvoorbeeld wanneer de kinderen zich moeten klaarmaken voor bed. De jongste kan (en wil) nog niet alles alleen doen, dus dan ben ik gewoon in de buurt en kan ik hem ondertussen helpen als het nodig is.

Tip: Ik ben enorm fan van professional organizer Alejandra Costello’s 30-Minute Daily Organizing tip, waarbij je elke dag 30 minuten besteedt aan opruimen en schoonmaken. Dit is een goede manier om het dagelijks bij te houden wanneer jij je weekend liever vrij houdt voor andere dingen.

Me-myself-and-I time

Dit is in de breedste zin van het woord, want als jij hier geen tijd voor maakt dan gebeurt het niet. Me-myself-and-I-time kan voor alles zijn: relaxmomenten, beauty-afspraken, meditatie, ochtend- en avondroutines, 15 minuten lezen, date-nights. Maar het kan ook tijd zijn om te studeren of om aan jouw side-hussle te werken. Laat het in elk geval iets wat jou energie geeft. Zo is vrijdagavond bij ons thuis onze niet-werk en niet-sportavond; wanneer de kids op bed liggen lekker met zijn tweetjes op de bank series kijken op Netflix.

Tijd besparen door hulp te vragen

Nu je deze drie belangrijke stappen hebt gedaan, ga je kritisch kijken naar jouw planning. Zijn er misschien taken, waar je minder tijd aan zou willen besteden? Want bepaalde huishoudelijke taken, kun je verdelen onder jou en jouw partner (jullie wonen immers samen in een huis). Of is er een moeder waarmee je kan afspreken om jullie kinderen om-en-om te rijden naar sport. Je zou hier per week misschien al een uur tijd mee kunnen besparen


Ideale week inplannen

Doordat je nu jouw week inzichtelijk maakt, kun je goed zien waar je tijd ‘vrij’ hebt. Of je die vrije tijd besteedt aan iets wat moet gebeuren of aan een nieuw project; jij hebt daar nu de tijd en controle over. Maar plan ‘m niet vol van uur tot uur, want ‘things happen’.  Juist die vrije ruimte geeft jou de mogelijkheid om flexibel te zijn voor alles wat zich aanbiedt: een nieuwe hobby, extra tijd voor studie of je side-hussle. Of een koffiedate met een vriendin of spontane speeldates voor jouw kinderen. Zo zal je ook merken dat zaken waarvan je dacht dat het perse moesten gebeuren, soms helemaal niet meer zo belangrijk zijn 😉

Tot slot

Zoals ik al eerder aangaf; jouw ideale week plannen moet uiteindelijk een leidraad worden. Het ligt zeker niet vast en dat moet je ook niet willen. Maar door het inzichtelijk te maken, ga je leren om tijd te creëren voor de belangrijke dingen in jouw leven. Door het uiteindelijk ook zo in te plannen in jouw dagelijkse leven en je aan jouw planning te houden, creëer je meer overzicht en daardoor ook het gevoel dat je ook echt dingen gedaan hebt!

Ga je als ondernemer werkzaamheden zelf doen of uitbesteden

Ga je als ondernemer werkzaamheden zelf doen of uitbesteden?

, ,

Nee, je hebt als ondernemer geen VA nodig. Daar ik heb het gezegd. Het hoge woord is eruit. En nu denk je: “huh maar je bent zelf VA, dat kan je toch niet zeggen?!” En misschien breng je alle VA’s nu in gevaar, want je zegt dat een beroepsgroep helemaal niet nodig is. Maar als ondernemer kun je veel werkzaamheden zelf doen, maar uitbesteden is zeker een optie.

Maar laat ik het hieronder even uitleggen. Want zo zwart-wit als dat ik begin is het niet.

Als jij als (startende) ondernemer genoeg tijd, energie (of het budget) hebt om naast het leveren van jouw product/dienst ook alle nevenwerkzaamheden zelf te doen. En je verdient er genoeg mee om jezelf (en je gezin) te onderhouden. Chapeau! Want als ondernemer heb je het echt prima voor elkaar en dan heb je echt geen ondersteuning of hulp nodig. Dus waarom zou je dan een VA aannemen?

Maar veel (startende) ondernemers hebben dat niet. Geen tijd, geen energie, geen budget of geen kennis. En dan maken ondernemers keuzes. Ze kiezen wat nu prioriteit heeft of stellen een planning op wanneer ze wat willen oppakken. Of besluiten om minder klanten aan te nemen, zodat ze de overige uren aan hun bedrijf kunnen werken. Of ze doen dat helemaal niet, storten zich volledig op alles wat wel (en niet) nodig is en zijn vervolgens 24/7 met hun bedrijf bezig te zijn en vragen zich op een moment af waarom ze in hemelsnaam zijn gaan ondernemen.

Maar hoe kun je beslissen of je het nu zelf gaat doen of gaat uitbesteden? Er zijn tal van beslissingsmodellen die gebruikt kunnen worden, maar als (startende) ondernemer gaat het vooral om de volgende twee aspecten: tijd en budget. Of je hebt het of niet. En op basis van die twee aspecten, kun je eigenlijk een solide beslissing maken op welke taak, vraagstuk of project dan ook. Let op:

Je hebt geen tijd en geen budget.

Niet doen. Niet aan beginnen. Parkeer het voor nu. Omdat je je anders in allerlei bochten gaat wringen en het je onnodig moeilijk gaat maken. “Maar die coach zegt dat je echt een website nodig hebt!” Ja, dat kan wel zo zijn, maar er zijn altijd andere (en tijdelijke) manieren en oplossingen totdat je klaar bent voor de next best thing.

Je hebt wel tijd, maar geen budget.

YouTube, Google en tegenwoordig ook ChatGPT, bevatten een bron aan megaveel informatie in de vorm van tekst, afbeeldingen en video’s en bieden jou om – wat het is ook dat je wilt gaan doen – het jezelf aan te leren en uit te voeren. Hierdoor duurt het misschien wat langer en misschien kost het ook de nodige frustratie, maar een prima oplossing voor wanneer je echt niet de financiĂ«le middelen hebt om het aan een expert over te laten.

Je hebt geen tijd, maar wel budget.

Uitbesteden! Eigenlijk een no-brainer, want je huurt een expert in die het waarschijnlijk in een fractie van een tijd sneller en beter kan doen dan jij, waardoor jij tijd over hebt om je te focussen op jouw core-business of andere nevenwerkzaamheden. En ook uitbesteden komt in verschillende budgetten, dus doe hier goed onderzoek naar. 

Je hebt tijd en budget.

Dit is een luxe, want je kan hier twee kanten op! Indien je genoeg tijd hebt (en het ook leuk vindt) probeer het dan zelf te leren via een Online Academy of vraag hulp aan een coach of mentor. Ken je jezelf genoeg om te weten dat je de (technische) kennis, discipline of geduld niet hebt (of je hebt gewoon geen zin), dan kun je het uitbesteden aan een expert.

Het hoeft echt niet ingewikkeld te zijn, maar soms helpt het wel om het in hokjes te plaatsen. 

En bovenstaande geldt voor alles he?! Business Coaching, website design, boekhouding. social media, het schrijven van een e-book of het inrichten van jouw kast
 Er zijn echt  heel veel werkzaamheden die je als ondernemer zelf kan doen en net zoveel om uit te besteden. Zoek uit wat op dit moment belangrijk is voor jou en neem daar dan actie op.